Suomen Messut Osuuskunnan lehdistörekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Laatimispäivä 26.06.2006
Tulostettava versio (pdf)

Rekisterin pitäjä

Suomen Messut Osuuskunta
Messuaukio 1, PL 21, 00521 Helsinki
Puhelin 09 150 91
Faksi 09 142 358
info@finnexpo.fi
Y-tunnus: 0116322-3
krno: 209.446

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Viestintäpäällikkö Tarja Gordienko, Suomen Messut Osuuskunta, viestintä, puh. 040 450 3250, info@finnexpo.fi

Rekisterin nimi

Suomen Messut Osuuskunnan lehdistörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Suomen Messut Osuuskunnan lehdistörekisteriä käytetään
• messuilla työtehtävissä käyvien median edustajien akkreditointiin
• Suomen Messut Osuuskunnan omien tapahtumien osalta tiedottamiseen ja mediasuhteiden hoitamiseen
• lehdistöhuoneessa vierailleiden toimittajien/kuvaajien määrän arvioimiseen.

Lehdistörekisterin käyttäminen tapahtumista tiedottamiseen tarkoittaa sitä, että toimittajille/kuvaajille ja toimituksille lähetetään tapahtumista tiedotteita sekä kutsuja messujen avajais- ja tiedotustilaisuuksiin.

Rekisterin tietosisältö

Pakollisina tietoina kerätään
• sukunimi
• etunimi
• median nimi
• profiilitiedot (toimittaja/freelancer/valokuvaaja)
• tieto siitä, mihin mediaan tekee juttua
• osoite, johon haluaa postia lähetettävän
• puhelinnumero

Sähköpostiosoitteen jättäminen on vapaaehtoista. Mikäli akkreditoituva toimittaja/kuvaaja jättää sähköpostiosoitteensa, se tulkitaan luvaksi lähettää sähköpostia.

Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle.

Rekisteriseloste on nähtävillä Suomen Messut Osuuskunnan lehdistökeskuksessa ja verkkosivuilla www.finnexpo.fi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteritiedot kirjautuvat järjestelmään toimittajien akkreditoituessa messuille. Messuille akkreditoituva toimittaja/kuvaaja jättää tietonsa rekisteriin joko verkkosivujen kautta tai lehdistöhuoneen asiakaspäätteillä. Lehdistöhuoneessa akkreditoituva toimittaja/kuvaaja merkitään saapuneeksi messuille. Akkreditoitunut toimittaja/kuvaaja saa lehdistöhuoneesta rintakortin, joka oikeuttaa sisäänpääsyyn Suomen Messut Osuuskunnan messutapahtumaan. Sisäänpääsy on työtehtävissä messuille saapuville toimittajille maksuton. Akkreditoituvien toimittajien tulee esittää voimassaoleva lehdistökortti tai muu todistus siitä, että käynti liittyy työtehtäviin.

Toimittajien akkreditoitumiset kirjautuvat jokaisen tapahtuman yhteydessä tietokantaan, mutta kaikkien tapahtumissa käyneiden toimittajien tietoja ei tallenneta lehdistörekisteriin aktiivista käyttöä varten. Tapahtuman tiedottajat lisäävät harkinnan mukaan messuille akkreditoituneista toimittajista toimialan tai messujen aihepiirin kannalta relevanttien toimittajien yhteystiedot kunkin messutapahtuman jakelulistalle. Toimittaja/kuvaaja voi kieltää tietojen käytön muuhun kuin akkreditoitumiseen messuille.

Lisäksi tiedottajat voivat lisätä toimittajia/toimituksia rekisteriin niiden messujen jakelulistoille, jotka liittyvät toimittajan seuraamaan aihealueeseen. Nämä tiedot poimitaan toimitusten itse ilmoittamien henkilö- ja yhteystietojen mukaan joko toimitusten itse ylläpitämiltä yhteystietosivuilta (esim. painetussa lehdestä tai median omilta verkkosivuilta) tai Inforviestintä Oy:n yhteistyössä Suomen Tietotoimisto STT:n kanssa ylläpitämistä Kuka-mediahakemistoista.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto: Ei ole.

B) ATK:lle talletetut tiedot: Akkreditoinnissa syntyvää lehdistörekisteriä säilytetään Suomen Messut Osuuskunnan palvelimella seuraavan vastaavan tapahtuman päättymiseen asti, jonka jälkeen tiedot tuhotaan vuosi kerrallaan. Vain Suomen Messut Osuuskunnan työntekijöillä on pääsy rekisterin tietoihin. Tietojen käyttö on suojattu salasanalla.

Suomen Messut Osuuskunnan käytössä on yksi lehdistörekisteri, jota käyttävät messutapahtumien tiedottamisesta vastaavat tiedottajat, konserniviestinnässä toimivat henkilöt sekä lehdistöhuoneessa toimivat lehdistöemäntä sekä lehdistöavustaja. Lehdistörekisteriin tallennettuja tietoja ei luokitella salattaviksi.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröityvällä kävijällä on oikeus tarkastaa tietonsa lehdistörekisterijärjestelmästä. Tiedot tallettuvat toimitusten ja henkilöiden nimellä. Tietoja voi tiedustella sähköpostitse osoitteesta info@finnexpo.fi. Tiedustelu ohjautuu Suomen Messujen viestintään.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Tietojen korjauspyynnöt tai poistamispyynnöt osoitetaan Tarja Gordienkolle sähköpostitse osoitteeseen info(at)finnexpo.fi.